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如何邀请媒体

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  中国媒体网创立于2008年,是一个专为企业、政府和社会公益组织提供的专业化、定制化的媒介公关服务平台。 作为中国“公共关系”理念的倡导者和践行者,中国媒体网秉持“整合媒体资源,专注媒体传播

  众所周知,很多企业都知道要大量地宣传自己的公司,才能获得更多的业务量,只有少部分懂行的企业才会看准时机,大量的举办新闻发布会,新品发布会,参加各种展会等,这个时候如果能邀请到当地权威的记者媒体到现场采访和后期适当的宣传报道,定会起到事半功倍的作用。

  但是,如果企业没有一定的人脉优势和相关经验,像这种商业发布会是很难邀请到记者到场的,更别说后期的宣传了,这时候就需要找专业的媒体公关公司进行相关的媒体邀请服务,接下来小编就给大家分享一下通过媒体公关公司邀请媒体记者的具体流程,以便提高大家的工作效率。

  提供准确的活动时间,这个时间一定要精确到时,比如2017年11月4日上午09:30,这样媒体记者心里有个数,会根据实际情况提前出发到达现场,不至于出现迟到的现象,有人为了让记者不迟到,把时间报早了30分甚至1个小时,这完全没必要,一般媒体记者都会提前20分钟左右到活动现场,时间完全充足。

  提供详细的活动地址,地点要精确到某某酒店或者某某展位,比如广州琶洲国际会展中心A区1.2馆J19,这样媒体记者可以直接到会场干活,而不是到某个地方后再打电话给对接人,有时候对接人一忙,或者电话调的静音联系不上,媒体记者只有苦等,这样就有可能会迟到,首先这样对媒体记者不尊重,其次还有可能会影响活动效果。

  由于是商业活动,记者不负责撰稿,如果邀请网络媒体或者报纸媒体,需要甲方提前准备正规合法的新闻通稿。网络媒体(如,新浪网)通稿字数一般1000字左右,可以配1-3张图片,平面媒体(如,南方都市报)一般200-300字左右。如果邀请视频媒体(如,腾讯视频)或者电视台(如,广东电视台),需要甲方提前准备配音字幕稿还有重要人物名称和职务。

  媒体邀请函可以是图片形式,H5形式,甚至是文字形式,如果是自行邀请的话,媒体邀请函对记者是否来参加活动起着至关重要的作用,但今天我们讲的是通过媒体公关公司邀请记者,如果以上三点都提供了,那么媒体邀请函可有可无,因为媒体公关公司是吃专业饭的,完全有这个关系和能力帮你邀请到相关记者,但前提是你的活动必须正规合法。

  说出你想邀请的媒体类型(电视台,报纸杂志,视频媒体,网络媒体,网红直播,KOL),想邀请的媒体数量,让公关公司帮你确定。如果你不熟悉有哪些媒体,不知道邀请多少合适,你可以给一个大概的预算和活动的规模人数,公关人士会根据经验和实际情况做最合适的匹配以保证活动效果。

  以上信息提供给公关公司以后,一般当天就能确定好哪些媒体愿意参加活动并进行宣传报道,这个时候就要甲方根据实际情况走合同打款确定媒体记者了,一般提前一周比较合适,因为媒体记者每天的工作都是提前安排好的,如果临时确定,很有可能记者已经被别的企业定了而不能答应你的活动。

  这个流程一定要提前让记者知道,最好记者到场之后给一份流程表给记者,因为媒体记者不会全程待在活动现场,如果是有需要采访环节的更要注意,采访时间不要安排在活动最后,因为记者采集到所需素材之后便会离开,以免找不到记者采访。另外,采访还需要甲方提前提供采访稿,以避免记者提的问题受访人答不上的尴尬处境。

  如果不是特别大规模的发布会活动,媒体公关人士不会亲自到场,但是会指定一个记者作为领头人带领其他媒体记者一并到场,甲方最好是专门派一个负责接待的人相互存下电话号码以便及时沟通。双方碰面后,如有其他交代可以当场协商,活动现场应为媒体记者安排座位和饮用水,媒体记者准备离开的时候最好能有一份伴手礼以增加好感,有利于后期的宣传和合作。

  活动结束以后,媒体记者回去原则上是按照甲方事先准备好的新闻通稿在对应的媒体上进行报道(电视台播放,报纸杂志刊登,视频上传,网媒发稿),但也可能有部分媒体参加活动之后觉得内容或者标题和实际活动不符合,会进行适当的修改和调整并不会提前告知。另外,如甲方想要用自己拍的照片放在新闻通稿里,需提前告知公关公司和记者协商。

  活动宣传报道之后,媒体公关会对本次邀请的媒体进行宣传报道的信息进行整理汇总给甲方。电视台播放会提前通知甲方播放时间,让甲方注意收看,有部分电视台有网络播放链接可提供,视频媒体提供链接,网络媒体提供新链接和收录截图,报纸/杂志媒体有部分有网络链接提供,并且会寄至少一份样报/杂志给甲方,网红主播提供回放链接,KOL提供宣传链接。

  二、打电话给相关负责人,邀请媒体参加,并传线、来参加活动的媒体,看他们几点过来,怎样过来(坐车还是自驾车),过来的当天我们会整理一个资料袋,里面包括通稿,礼品,项目信息,签到,拿红包的另外签到并要名片。

  2、不来参加活动的媒体,看他们是否可以发通稿,发的话我们在活动当日发通稿过去,然后他们出稿后,我们要拿回相关的书或者报道做留底,并发300元过去。

  三、确认参加媒体后,要跟进,确认最后到的媒体人数,到来的方式,具体负责人和电话等。

  多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天。应把新闻发布的内容安排在最初的阶段,至少保证记者的采访工作可以比较早的结束,确保媒体次日发稿。

  提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次应为:

  6、产品说明资料。(如果是关于新产品的新闻发布的线、 纪念品(或纪念品领用券)

  媒体邀请的技巧很重要,既要吸引记者参加,又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上,既不能过多,也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加,必要时如事件现场气氛热烈,应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。

  邀请的时间一般以提前3到5天为宜,发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。

  在记者邀请的过程中必须注意,一定需要邀请新闻记者,而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时,媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系,并作出也可帮助发稿的承诺,此时也必须进行回绝。

  是一家专注于网络营销服务的专业机构,聚集了一批网络营销策划、专业人才,致力于为大中型企业提供品牌传播、口碑营销、搜索优化等一站式网络营销解决方案。网络上关于新闻营销的文章很多,但是都是直接谈新闻稿发布的,并没有谈到具体如何发布,其实新闻稿发布的一个重要渠道就是媒体邀请。把媒体邀请到现场然后进行媒体报道的新闻营销费用偏高,新宝5测速但是这样发布的新闻质量也较高,具体怎么个质量高法这里不加赘述,不清楚的小伙伴可以到小马识途官网咨询在线顾问。在如今的活动、会议、展览、赛事等现场中,多多少少都能看到媒体的身影,无论活动的规模大小,在活动前期的线上宣发也能看到媒体的报道篇幅,媒体已俨然成为活动中不可或缺的重要部分。而媒体在活动中的作用主要分为以下2种。第二种:媒体可以作为活动的承办方或合作单位,深度合作,并有专题页报道。

  而作为活动人的我们,对媒体的了解和运用也将会直接影响到主办方对我们专业度的重要考评依据,很多主办方内部并没有专门的公关部门来负责媒介,大型企业办活动有时候为了省心省力也会选择一并外包给供应商(活动公司、公关公司)作为活动负责人、策划人该如何正确邀请媒体到场呢?小马识途媒体顾问建议邀请媒体到场之前,一定要有做好详细的媒体计划,再进入媒体邀约流程。

  首先,你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是做什么?包括邀请的媒体组成部分(主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒?还是KOL或网红),这里就需要做一份邀约媒体的名单,然后一一取得联系确认,一般来说,除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方,媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体可以外包给小马识途这样专业的媒介公司来负责(尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法),虽然活动预算增加一点,但是能达到预期的活动宣传效果就行。

  紧接着,就需要落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些?例如:采访领导,那么,就需要一份比较详细的采访前的提纲,以及活动的背景介绍。

  确认媒体和事务后,就需要向到场的媒体发送邀请函,邀请函也分为这几种形式(纸质邀请函,和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函),在邀请函内需要注明的是,媒体到场的时间和地点,要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时,如果媒体是从异地赶到现场的,需要再注明交通出行方案,并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上,包括住宿接待等等。

  活动现场,会有媒体老师们的独立签到处(提前准备好媒体签到表哦),并且还需要礼仪接待,负责指引媒体进入会场坐席,如现场有产品体验区和采访环节,也需要安排妥当。活动结束后,也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。

  一般在活动开始前,或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在新闻发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。

  媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或利益关系,所以,需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要,逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。必要时甲方企业也可以组建一个服务于公司的媒体沟通群。

  看到这里,也许会有许多人问小马识途的媒体顾问,文章为什么没提及到“车马费”等问题。这个是行业的一个潜规则,商业活动肯定是要为到场的媒体朋友准备的,人家车马劳顿为企业做报道,虽说也是媒体的工作吧,企业给报销路费也是可以理解的。这方面的话如果外包给公关公司,这些事情就是由公关公司代为处理。

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  展开全部很高兴回答你的问题。邀请记者采访方法有两种,自己邀请或找媒体公关公司。新闻发布会需要很多家的媒体,如果想自己邀请媒体,你得有充足的媒体邀请渠道,一家家去找是个方法但十分繁琐,而且你也很难判断媒体的价值。找媒体公关来帮就比较容易,媒体渠道基本是一应俱全,媒体的选择、报价、流程甚至发布会策划都可以和你协商做好。你作为企业,你需要通过邀请记者采访来进行信息推广,你得对曝光媒介、活动准备、核心信息、市场群体、新宝5官网推广支出有个全面的计划。要自己联系媒体让记者来,接着安排好招待记者的一切准备,然后接受采访把自己想传达的信息说个痛快,最后做上自己想要上的新闻节目,这是很不容易的。

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